16. 회사경비 사용법

회사생활을 하다 보면 회사 경비를 사용할 일이 많다. 내 돈 내고 일을 할 수는 없으니 어쩌면 당연한 말이다. 협력사 직원들과의 미팅에서 커피 한 잔을 마시더라도 회사 경비로 계산을 한다. 큰 회사들은 개인 별로 법인카드를 만들어 사용할 것이고, 작은 회사들은 회사 명의로 된 법인 카드를 쓸 수도 있다. 그럼 이 두 가지 차이는 과연 무엇일까?

 

개인 명의 법인카드 vs. 회사 명의 법인카드

우선 개인 명의 법인카드의 경우에는 개인 신용카드 만들듯이 만들어서 사용하는 것이다. 카드에도 내 이름이 딱 박혀있는... 즉, 내 통장 계좌로 연결이 되어 있어서 내가 회사 시스템에서 결재를 받아 돈을 받지 않으면 고스란히 내 개인 돈을 쓴 것과 같다. 반면 회사 명의의 법인카드는 카드에 내 이름 대신 회사 이름이 쓰여있다. (물론 그렇지 않고, 개인 이름이 쓰여 있는 경우도 있다.) 통장 계좌도 회사 비용 계좌로 되어 있어 굳이 내가 돈을 넣을 필요가 없다. 하지만 회사 규정상 영수증으로 증빙을 해야 할 것이다. 이 정도가 직접 사용하면서 느낀 차이점이다. 어떤 카드가 되었든 회사 경비를 사용하는 것은 주의를 할 필요가 있다. 

 

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회사 경비로 처리할 수 있는 비용인가?

우선 확인해야 할 부분은 내가 사용하고자 하는 비용이 회사 경비로 처리할 수 있는가 하는 것이다. 예를 들어 협력사 미팅에서 커피나 다과를 구입했다면 회의비로 처리를 할 것이고, 회식을 했다면 부서 회의비, 그리고 어떤 사내 행사에서 사용했다면 행사비 처리를 할 것이다. 이렇게 사용할 수 있는 비용 계정이 없다면 추후에 회사 경비로 처리하기 어려울 수 있으니 사전에 확인해 보는 것이 좋다.

 

회사 경비라면 어느 선까지 결재를 받아야 하나?

금액이 비교적 적은 회의비 같은 경우는 대부분 팀장이나 파트장 전결로 처리하고, 임원까지 결재가 올라가지 않는 경우가 많다. 하지만 비용이 커지면 임원, 그리고 사장까지 결재가 올라가는 경우도 있다. 이를 결재선이라고 하는데, 회사 비용 관련 규정을 살펴보면 금액이나 용도에 따른 결재선들을 확인할 수 있다. 이를 미리 확인해서 비용을 사용하기 전에 최종 결재권자에게 미리 비용 사용에 대한 협의나 허락을 구해두어야 한다.

 

예산과 실제 집행 비용의 차이?

어떤 비용은 사전에 예산을 받아서 사용하는 경우가 있다. 품의라는 용어로 많이 사용하는데, 사전 품의를 작성하는 경우에는 각 항목에 대한 비용의 산출 내용을 더해서 미리 결재를 받는다. 그리고 그 비용이 확보된 상태에서 비용을 집행하는데, 여기서 주의할 점은 사전 품의 비용은 최대한 넉넉히 잡아야 한다. 왜 그런고 하니 실제 집행한 비용을 나중에 결과 품의로 작성하게 되는 경우가 있는데, 이때 예산보다 많은 집행이 이루어지게 되면 추가 품의를 받는 등 과정이 복잡하다. 하지만 예산보다 적은 금액을 집행하게 되면 굳이 다시 품의를 받을 필요가 없다. 즉, 1000원짜리 사려다가 깎아서 900원에 샀다고 회사가 ㅈㄹ하지 않는다는 것이다. 그런데 1100원에 샀다고 생각해보라. 당연히 ㅈㄹ 할 것이다.

 

영수증은 꼼꼼히 챙겨라

결재가 끝났다고 해서 영수증을 버리지 않는 편이 정신건강에 좋다. 왜냐하면 자주는 아니지만 감사를 받게 되거나 회사가 경영진단을 받으면 골치가 아파지기 때문이다. 어떤 이유에서건 감사든 진단이든 받으면 비용 사용한 내역까지 열심히 터는데, 몇 년 전에 이 비용이 뭔지, 누구랑 차를 마신 건지, 식사를 한 건지 등등 까야하는 경우가 생길 수도 있다. 내가 아는 한 분은 그래서 식사를 하거나 경비를 쓰면 탁상달력에 금액과 참석자를 써 놓는 분은 봤다. 그분은 회사 생활을 20년 넘게 하셨으니 회사가 경영진단받을 때도 있었기 때문에 그런 습관이 생기지 않았나 싶기도 하다.

 

어쨌든 회사 비용 하나도 신경 쓰지 않으면 나중에 부메랑이 되어 나에게 돌아온다.

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눈먼 돈이라 생각한 순간, 부정의 싹은 자란다